கல்வி ஆவணங்களுக்கான விண்ணப்பத்தை சரியாக எழுதுவது எப்படி?
செய்தி முன்னோட்டம்
கல்வி ஆவணங்களைக் கேட்டு விண்ணப்பம் எழுதுவது சில சமயங்களில் கடினமாகத் தோன்றலாம். ஆனால், அது அவ்வளவு சிரமமான வேலை இல்லை. சில எளிய வழிமுறைகளைப் பின்பற்றினால், உங்கள் விண்ணப்பத்தைத் தெளிவாகவும், பலன் தரக்கூடியதாகவும் எழுதலாம். அது மதிப்பெண் பட்டியலாக (Mark sheet) இருந்தாலும், சான்றிதழாக இருந்தாலும், அல்லது வேறு எந்த ஆவணமாக இருந்தாலும், உங்கள் விண்ணப்பத்தை எப்படி வடிவமைக்க வேண்டும் என்று தெரிந்தால், உங்கள் நேரம் மிச்சமாகும்; நீங்கள் எதிர்பார்த்த பதிலும் கிடைக்கும். இப்படிப்பட்ட கல்வி ஆவணங்களுக்கான விண்ணப்பங்களைச் சிறப்பாக எழுதுவதற்குச் சில நடைமுறைக் குறிப்புகள் இங்கே கொடுக்கப்பட்டுள்ளன.
சப்ஜெக்ட் லைன்
தெளிவான சப்ஜெக்ட் லைனுடன் (Subject Line) தொடங்குங்கள்
நீங்கள் அனுப்பும் மின்னஞ்சல் (Email) அல்லது விண்ணப்பத்தின் சப்ஜெக்ட் லைன், தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் இருக்க வேண்டும். உங்கள் தகவல் தொடர்பு எதைப் பற்றியது என்பதை அது தெளிவாகக் குறிப்பிட வேண்டும். உதாரணமாக, "மதிப்பெண் பட்டியல் கோரி விண்ணப்பம்" அல்லது "சான்றிதழ் சரிபார்ப்பு தேவை" என்று இருக்கலாம். தெளிவான சப்ஜெக்ட் லைன், உங்கள் விண்ணப்பத்தின் நோக்கத்தைப் பெறுநருக்கு உடனே புரிய வைக்கும். இதனால் விரைவாகப் பதில் கிடைப்பதற்கான வாய்ப்புகள் அதிகமாகும்.
வாழ்த்துரை
முறையான வாழ்த்துரையுடன் ஆரம்பிக்கவும்
உங்கள் விண்ணப்பத்தை எப்போதும் "மதிப்பிற்குரிய [பெறுநரின் பெயர் அல்லது பதவி] அவர்களுக்கு" போன்ற முறையான வாழ்த்துரையுடன் தொடங்க வேண்டும். இது உங்கள் தகவல் தொடர்புக்கு ஒரு கண்ணியமான தொனியை அமைக்கும். சாதாரணமான பேச்சு மொழியையோ அல்லது கொச்சைச் சொற்களையோ (Slang) பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும்; ஏனெனில் இது உங்கள் விண்ணப்பத்தின் முக்கியத்துவத்தைக் குறைத்துவிடும். கல்வி நிறுவனங்களில் கண்ணியமான வாழ்த்துரை மிகவும் அவசியம்.
தெளிவு
சுருக்கமாகவும், குறிப்பாகவும் இருங்கள்
உங்கள் விண்ணப்பத்தை எழுதும்போது, உங்களுக்கு என்ன தேவை என்பதைச் சுருக்கமாகவும், குறிப்பாகவும் சொல்லுங்கள். எந்த ஆவணத்தைக் கேட்கிறீர்கள், ஏன் அது தேவை, மற்றும் தேதி அல்லது அடையாள எண் போன்ற முக்கியமான விவரங்களைத் தெளிவாகக் குறிப்பிடவும். குறிப்பாகச் சொல்வது குழப்பங்களைத் தவிர்க்க உதவும்; மேலும், பெறுநருக்கு நீங்கள் என்ன கேட்கிறீர்கள் என்பது சரியாகப் புரியும்.
விவரங்கள்
தேவையான விவரங்களைச் சேர்க்கவும்
உங்கள் விண்ணப்பத்தை விரைவாகச் செயல்படுத்த உதவும் அனைத்து அத்தியாவசிய விவரங்களையும் சேர்க்கவும். இதில் உங்கள் முழுப் பெயர், மாணவர் அடையாள எண் (ID number), படிப்பு விவரங்கள், மற்றும் ஆவணம் தேவைப்படும் கடைசி நாள் போன்றவற்றைச் சேர்க்கலாம். இந்த விவரங்களை முன்கூட்டியே கொடுப்பது, செயல்முறை நேரத்தைக் குறைக்கும்; மேலும் அங்கும் இங்கும் தேவையற்ற தகவல் பரிமாற்றங்களைத் தவிர்க்க உதவும்.
நன்றி தெரிவித்தல்
நன்றியைத் தெரிவியுங்கள்
உங்கள் விண்ணப்பத்தை முடிக்கும்போது, அவர்களின் உதவிக்கு, "இந்த விஷயத்தில் உங்கள் கவனத்திற்கு நன்றி" அல்லது "இந்த விண்ணப்பத்தைச் செயல்படுத்தி உதவுவதற்கு நன்றி" என்று கூறி நன்றியைத் தெரிவிக்கவும். அவர்களின் முயற்சிக்கு நன்றி சொல்வது நல்லுறவை வளர்க்கும்; மேலும், விரைவாக ஒரு நல்ல பதில் கிடைப்பதற்கான வாய்ப்புகளை அதிகரிக்கும்.