உங்களின் கல்விச் சான்றிதழ்களை எப்படிப் பாதுகாப்பது?
செய்தி முன்னோட்டம்
கல்விச் சான்றிதழ்கள் என்பது உங்கள் படிப்பையும் திறமையையும் நிரூபிக்கும் மிக முக்கியமான ஆவணங்களாகும். இந்தியாவில், இந்த ஆவணங்கள் திருடுபோகாமலோ அல்லது காணாமல் போகாமலோ பாதுகாப்பது மிகவும் அவசியமாகும். உங்கள் சான்றிதழ்களைப் பத்திரமாக வைத்து, எந்தப் பிரச்சனையும் இல்லாமல் நிம்மதியாக இருப்பதற்காக சில எளிய பாதுகாப்பு வழிகள் இங்கே கொடுக்கப்பட்டுள்ளன.
வழிமுறை 1
தீயினால் பாதிக்கப்படாத பெட்டகங்களைப் பயன்படுத்துங்கள்
உங்கள் கல்விச் சான்றிதழ்களைப் பாதுகாப்பாக வைத்திருக்க, தீயினால் பாதிக்கப்படாத ஒரு 'ஃபயர் ப்ரூஃப் சேஃப்' (Fireproof safe) பெட்டகத்தைப் பயன்படுத்துவது மிகச் சிறந்த வழியாகும். இந்த பெட்டகங்கள் அதிக வெப்பத்தைத் தாங்கும் வகையில் வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளதால், எதிர்பாராத தீ விபத்து ஏற்பட்டாலும் உள்ளே இருக்கும் முக்கிய ஆவணங்களுக்கு எந்தப் பாதிப்பும் வராது. இந்த சேஃப்பை உங்கள் வீடு அல்லது அலுவலகத்தில் யாருக்கும் எளிதில் தெரியாத ஒரு பாதுகாப்பான இடத்தில் வையுங்கள். மேலும், உங்களுக்கு நம்பிக்கையானவர்கள் மட்டுமே அதை அணுக முடியும் என்பதை உறுதிப்படுத்துவதோடு, பெட்டகத்தின் பூட்டு மற்றும் அமைப்புகள் எப்போதும் சரியாக வேலை செய்கிறதா என்று அடிக்கடி சோதித்துப் பார்ப்பதும் நல்லது.
வழிமுறை 2
உங்கள் ஆவணங்களை டிஜிட்டல் மயமாக்குங்கள்
உங்கள் கல்விச் சான்றிதழ்களை டிஜிட்டல் வடிவிற்கு (Digital format) மாற்றுவது, அவற்றை நீண்ட காலத்திற்குப் பாதுகாப்பாக வைப்பதற்கான ஒரு சிறந்த வழியாகும். ஒவ்வொரு சான்றிதழையும் தெளிவான முறையில் ஸ்கேன் செய்து, பாதுகாப்பான 'கிளவுட் ஸ்டோரேஜ்' (Cloud storage) தளங்களிலோ அல்லது பாஸ்வேர்ட் போட்டுப் பாதுகாக்கப்பட்ட 'எக்ஸ்டர்னல் ஹார்ட் டிரைவிலோ' (External Hard Drive) சேமித்து வையுங்கள். இதன் மூலம், எதிர்பாராத விதமாக அசல் சான்றிதழ்கள் சேதமடைந்தாலோ அல்லது காணாமல் போனாலோ, உங்களிடம் ஒரு பாதுகாப்பான டிஜிட்டல் பேக்கப் (Backup) இருக்கும். அதனைத் தேவைப்படும் நேரங்களில் நீங்கள் எளிதாகப் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம்.
வழிமுறை 3
நம்பிக்கை உள்ளவர்களிடம் மட்டுமே அணுகல் அனுமதி கொடுங்கள்
உங்கள் கல்விச் சான்றிதழ்களைப் பாதுகாப்பாக வைத்திருக்க, அவற்றை யார் அணுகலாம் (Access) என்பதைக் கட்டுப்படுத்துவது மிகவும் அவசியமாகும். உங்களுக்கு மிகவும் நம்பிக்கையான குடும்ப உறுப்பினர்கள் அல்லது நெருங்கிய நண்பர்களுக்கு மட்டுமே இந்த முக்கியமான ஆவணங்களை அணுகுவதற்கான அனுமதியை வழங்க வேண்டும். இந்தச் சான்றிதழ்களின் மதிப்பையும், அவற்றை ஏன் இவ்வளவு பத்திரமாக வைத்திருக்க வேண்டும் என்ற அவசியத்தையும் அவர்களுக்கும் புரிய வையுங்கள். இதன் மூலம், யாரேனும் அனுமதியின்றி உங்களின் சான்றிதழ்களை எடுப்பதையோ அல்லது அதில் உள்ள தனிப்பட்ட தகவல்களைத் தவறாகப் பயன்படுத்துவதையோ முற்றிலும் தவிர்க்கலாம்.
வழிமுறை 4
பாதுகாப்பு நடவடிக்கைகளைத் தொடர்ந்து மேம்படுத்துங்கள்
உங்கள் கல்விச் சான்றிதழ்களைப் பாதுகாப்பாக வைத்திருக்க, அதற்கான பாதுகாப்பு வழிமுறைகளைத் தொடர்ந்து கண்காணித்து புதுப்பிப்பது அவசியமாகும். டிஜிட்டல் வடிவில் சேமிக்கப்பட்டுள்ள சான்றிதழ்களின் அணுகல் கட்டுப்பாடுகளை அடிக்கடி சரிபார்த்து மேம்படுத்துங்கள். ஆன்லைன் கிளவுட் கணக்குகளுக்கு வலிமையான பாஸ்வேர்டுகளையும், கூடுதல் பாதுகாப்பிற்கு 'டூ-ஃபேக்டர் ஆதென்டிகேஷன்' வசதியையும் கட்டாயம் பயன்படுத்துங்கள். சான்றிதழ்கள் வைக்கப்பட்டுள்ள 'ஃபயர் ப்ரூஃப் சேஃப்' பெட்டகங்களின் பூட்டு ரகசியக் குறியீட்டை குறிப்பிட்ட கால இடைவெளியில் மாற்றி வாருங்கள். மேலும், அவற்றின் பூட்டுகளில் ஏதேனும் தேய்மானம் அல்லது பழுது உள்ளதா என்பதையும் முன்கூட்டியே சரிபார்த்துக் கொள்ளுங்கள். இத்தகைய தொடர்ச்சியான முன்னெச்சரிக்கை நடவடிக்கைகள், உங்கள் முக்கியமான ஆவணங்களை அத்துமீறிய அணுகலில் இருந்தும், எதிர்பாராத இழப்புகளில் இருந்தும் முழுமையாகப் பாதுகாக்க உதவும்.
வழிமுறை 5
ஒரு பேக்கப் திட்டம் உருவாக்குங்கள்
உங்கள் கல்விச் சான்றிதழ்களின் நீண்ட கால பாதுகாப்பிற்கு ஒரு சிறந்த பேக்கப் திட்டத்தை உருவாக்குவது மிகவும் அவசியமாகும். உங்களின் ஒவ்வொரு முக்கிய ஆவணத்தின் நகலையும் எடுத்து, அவற்றை வெவ்வேறு பாதுகாப்பான இடங்களில் பிரித்து வையுங்கள். உதாரணமாக, ஒரு நகலை உங்களுக்கு நம்பிக்கையான நெருங்கிய உறவினரிடமும், மற்றொரு நகலை வங்கியில் உள்ள 'சேஃப்டி டெபாசிட் லாக்கரிலும்' வைக்கலாம். இதன் மூலம், திருட்டு அல்லது இயற்கை சீற்றங்கள் (வெள்ளம், புயல்) போன்ற அவசரக் காலங்களில் உங்களின் அசல் சான்றிதழ்கள் பாதிக்கப்பட்டாலும், உங்களிடம் மாற்று ஆவணங்கள் பாதுகாப்பாக இருக்கும்.